浅议事业单位如何加强往来款项的管理

时间:2019-09-27

摘要:往来款项管理是事业单位财务管理的重要内容之一,正确核算、规范管理往来款项对提高会计信息的真实准确性,避免和减少国有资产流失具有重要作用.但部分事业单位认为往来款项不是敏感财务指标,忽视核算管理的现象还比较突出.事业单位应充分关注应收款项的管理,强化管理责任,规范财务行为,减少因往来账款坏账造成的损失.

关键词:事业单位;往来账款;管理;存在问题;改进建议

0 引言

事业单位往来款项是在业务活动中,与内外部的单位和个人发生的待结算的临时款项.往来款项管理是单位财务管理的重要内容之一,正确核算、规范管理往来款项对提高会计信息的真实准确性,避免和减少国有资产流失具有重要作用.但是,有些事业单位忽视往来款项管理,疏于核算监督的现象比较普遍,累积了很多不良资产,债权债务不明,往来家底不清,增加了单位的财务风险.

1 当前事业单位往来款项核算存在的问题

1.1 忽视往来款项,管理不规范、不定期核对

事业单位会计核算大部分采用收付实现制、少数业务采用权责发生制核算.在日常工作中多注重收入、支出与货币资金,对往来款项的产生不够重视,疏于清理.常年累积下来容易形成坏账、死账、无头账,造成家底不清,债权债务不明,清理难度较大.甚至在有些单位,挂账就是处理问题的方法,更不会考虑到清理,往来款项长期挂账、金额大,实为损失.

有些事业单位往来款项缺乏规范管理,不认真及时核对账目,特别是上级部门与内部二级机构的往来.双方抱着"肥水不流外人田、肉烂在锅里"的想法,在业务口径和记账时间上未予关注,往来款的金额不一致,长期不核对,也为今后的核对工作带来难题

1.2 财务管理力度不够,往来款项不及时清理催收

经办人员对往来款项的催收不及时、不到位,财务人员对往来账款的核对不认真或者根本不安排对账.如有的单位对房屋的出租收入核算采用收付实现制,经办人员长期缺少监督;有的单位历经多年,发生分立合并、内部机构调整等,业务经办人和财务人员调动、退休,工作交接不详尽,部分往来款项名存实亡、收回无望,长期挂账已弄不清业务时间、经济内容,难以取得证明材料;或有的业务已结清,与往来单位已不存在债权债务关系,但又无从查清前期处理,往来账目混乱.

1.3 往来款项会计处理不规范

在会计核算中,一些单位财务工作不规范,乱设往来明细科目,会计原始资料不规范、业务内容不清晰,往来单位繁杂混乱等,导致会计信息不能真实反映单位实际债权债务情况.如有的单位应收账款明细账中有相当大部分收付(借贷)对应关系不明确,这样对于往来款的结算、冲销、清理就无法进行,核算形同虚设,致使部分收入无法确认,长期挂账造成应收账款余额不准确;有的在制单的时候,不核对前期已挂账的往来科目对应结算,而是随意新设往来单位,导致前期记账的往来不能对应核销,新的往来业务又单边挂账,给工作造成诸多不便;有的单位部分往来会计科目没有明确的债权债务人,设置的二级明细非常笼统,核算内容复杂,清理非常困难.

1.4 在往来科目中核算收支,规避监管、调控结余

事业单位在日常工作中常会收到一些资金用于开展业务活动所需开支,有的单位为规避税收或财政预算管理,往往收到资金不做收入,如收取的教材资料费、房租收入、科研经费等直接按往来款项挂账并支出.有的单位将发生的各项支出,如不愿反映为损失的不良资产长期挂账不处理、不规范的开支冲减无关往来款,在下属单位支出规避监管形成债务,甚至应收不收,账外消费抵扣,使往来款项成为"小金库",滋生违规违纪现象.

2 事业单位往来款项管理与核算的原因分析

造成事业单位往来款项管理与核算混乱的原因,从外部监管方面来看,主要是以前年度的审计监督检查少、力度不够,整改不到位,未使单位没有足够重视.此外坏账核销流程繁杂取证难,缺少一个行之有效的解决办法,如一些往来款项早已无法收付,但因缺乏有关的证据材料或资料不完整、审批流程不畅而无法核销,且坏账损失还要计入当期损益,导致单位最终只能听之任之,这也是造成往来坏帐有增无减的原因之一.

从单位内部管理来看,主要原因有:

2.1 单位内部控制环境待提高

事业单位注重主业,对财务工作认识多停留在审核报销上,忽视往来款的清理.很多人未能将往来款和单位实实在在的资产、负债联系起来,因此也无法将往来款的管理作为重要工作来抓.

有的单位内控薄弱,缺乏明确有效负责的监管控制,经办人员风险意识淡薄,也是造成往来混乱的主要原因.有些单位财务人员疲于做好日常事务确保运转,没有发挥对各部门业务活动的财务监管职能.

2.2 单位内部关于往来管理制度不建全或执行力度有限

国家出台的资产管理制度与清产核资等规定,对往来款的管理提出要求,指出了方向.单位的往来管理仍需根据自身实际,制定规章制度与操作细则、管理办法,建立奖罚机制以确保监管到位.有些单位有比较健全的规章制度,但缺乏强效执行力,实际情况不尽理想,导致往来管理的工作质量难以保证.

2.3 会计工作基础薄弱

事业单位大多成立较早,单位领导、财务人员、经办人员多次发生变动,交接时工作不到位,接任人员不能全面了解情况,往来账款前后难以衔接,清理难度越来越大,逐年沉淀累积形成了坏账.此外,有的财务人员责任心不强,记账时既不了解往来情况也不查询会计科目,明细科目设置随意,多头挂账,甚至有"其他"等自己下一年都说不清的明细科目.如遇工作变动,往来核算则更是"雪上加霜".

3 事业单位往来款项核算管理的改进建议

针对往来款项管理存在的问题,应采取从单位实际出发,防止资产流失为原则,杜绝新增量,逐步解决旧存量.

3.1 建立健全内控制度,做好事前管理

3.1.1 事业单位要重视往来款项的管理,根据国家政策法规和单位实际,制定完善日常管理制度

通过制度、规范对日常往来业务予以硬性的明确,在往来款项发生之前做好事前风险预防.如在应收款管理中建立完善的工作制度、规定定期对账、定期清理、专人负责并进行检查奖惩,明确责任主体,形成有效监管约束机制;严格执行公务卡使用规定,营造公务卡使用环境,确保公务卡结算落到实处,大幅压缩个人借款,避免形成债权债务;实行"往来审批负责制",责任人要对自己工作期间审批的债务、债权负责,工作调整前应对往来款进行全面清理和说明.

单位应建立健全内部控制,制定工作流程,对往来款项发生的各环节进行控制.每个岗位严格按制度规定、内控流程和风险控制点开展业务.随着外部环境变化、业务职能调整和管理能力的提高,管理部门定期对各岗位业务流程进行梳理和内部控制测试,确保信息对称,发现业务变化后及时修订流程与控制点,确保对单位业务及时指导、改进和完善,合理控制风险.

3.1.2 做好会计基础工作,规范往来款核算,强化往来核对

首先是加强单位的会计人员的学习和培训,提高会计人员的责任意识和业务能力.只有熟知财经法规纪律,专业能力胜任,清楚工作职责和责任,才能促进财务人员严格核算往来款项,应收尽收,及时结算可以结清的往来款.

财务人员在收到往来核算的原始凭证时要注意单据齐全、签字审批手续完备,保证入账依据可靠,如有问题能及时确定相关责任人;现行会计制度对往来款项和各项收支进行了严格明确的规定,财务人员遵守规章制度来设置往来会计科目是做好往来帐管理的基础,同时按单位业务需要和现实管理水平,正确添加往来单位,不随意挂账.在日常工作中对往来及时清账、按期进行核对签认,对账发现问题及时查找原因解决问题,保证会计信息的真实准确.

3.2 关注往来款项风险,做好事中控制

3.2.1 设立往来款项台账,详细记录每笔往来款项的情况

单位相关业务部门应建立往来款项台账,完整及时地记录往来单位信息,明确的结算安排,包括往来单位名称、事由、金额、账龄、计划结算方式与期限、往来经办与责任人、违约措施等.对每笔应收款实施动态监督控制,对到期未收的款项加大催讨力度,可能异常的款项及时采取有效措施清收;与应付单位及时核对并按期结算,避免长期累积造成烂账.

3.2.2 根据单位实际情况和管理水平,建立往来款项管理组负责日常工作

主管领导过问,明确监管牵头人,相关部门管理责任人.建立动态管理机制,进行账龄分析,把控重点,对即将到期的应收款及时催收,逾期及时跟进催收并保留书面催款记录等有关材料,确保诉讼时效的连续性.

3.2.3 编制详细的往来款项清理方案,加强考核往来管理工作

单位对账龄长、确实无法收付的往来款项制定可行的清理计划,定期对挂账往来进行清理,避免产生新的长期挂账往来,督促各部门清理长期挂账.各部门要逐笔查阅账务历史资料,分析整理挂账原因,并与有关经办人员协调沟通,多渠道清理往来款项.对各部门往来的清理、控制情况和问题进行跟踪监督,开展清欠公开通报和奖惩,使各部门真正重视并积极催收欠款,不断提高往来款项的管理水平.

3.3 往来款项的事后控制和终结单位事后对往来款项进行及时清理.

应收款项催收方式一般为电话追讨、书面告知、直接上门收讨、固定证据提起法律诉讼等.对于欠款单位注销、债务人死亡、资料核实困难的情况,应通过法律或其他合法合规的途径解决,对产生的坏账损失要依规进行责任追究.对于确实无法收付长期挂账,先单位审核、上会讨论通过后,经中介机构鉴定等财政规定程序报批后核销.

单位应设置"核销备查簿",分类详细记载往来单位、金额、时间、经办人、责任人、核销金额、批准文号等内容,纳入档案管理部门长期保管.对于已核销坏账还应保守秘密,不得向无关人员公开,并保留对债权的追索权,专人负责,继续清理.

近年来,随着外部监管力度的加大,事业单位的财务管理得到了普遍加强.但因往来款项不是敏感财务指标,部分单位忽视核算管理,问题还比较突出.事业单位应充分关注应收款项的管理,强化管理责任,规范财务行为,防止国有资产的损失和浪费.

参考文献:

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[2]施惠.浅议行政事业单位往来款管理存在的问题及对策[J]当代会计,2015(04).

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[4]江秀娟,王伟.浅谈企业应收账款的管理[J].财经界(学术版),2010(12).

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