档案网站建设现状及优化策略探究

时间:2019-09-27

　　网站建设论文四：

　　题目：档案网站建设存在的问题及解决对策

　　摘要： 信息化的发展, 为档案网站的发展创造了条件。档案网站的建立, 在档案部门、档案工作者与社会公众之间架起了相互交流、沟通的桥梁, 能够有效促进档案机构形象社会化、资源社会化、管理社会化和服务社会化。本文在分析档案网站建设存在的问题的基础上, 提出具有针对性的解决对策, 以期为档案网站建设提供有益的参考和借鉴。

　　关键词： 档案网站; 存在问题; 解决对策;

　　随着我国档案信息数字化进程的加快, 不少档案部门纷纷建立档案门户网站, 把其变成提供档案信息服务的平台。档案网站使档案信息在检索手段、途经、范围和利用效率上都发生变化, 通过建立和有效管理高水平的档案网站, 及时更新档案信息, 发表有关档案方面的新闻, 力图帮助档案使用者找到符合其自身需求的档案信息, 提供合适的档案信息搜索途径, 最终建立一个档案信息搜索服务系统, 满足社会各个阶层的公民使用档案信息的需要。因此, 档案网站建设对于加快实现档案信息的社会资源共享, 加快档案部门同社会各界的沟通, 提高全社会的档案意识, 扩大档案宣传的力度和范围, 都具有重要作用。目前看来, 尽管档案网站数量逐步增加, 但其总体建设情况却不尽如人意, 大多数档案网站无论是内容还是形式、服务都无法让用户满意。所以有必要对档案网站建设状况进行深入的研究, 及时发现问题并解决问题。

　　一、目前档案网站建设存在的问题

　　(一) 数字档案资源缺乏

　　1. 现有档案资源内容形式单一。

　　档案网站现有档案资源的内容与形式较为单一, 通过浏览我国省级档案网站可以发现, 一方面, 大多数档案网站上都以政府政务信息、法规政策、机构职能、计划规划等信息为主, 多为现行文件, 有关历史、文化、民族、民生、科教等方面的数字档案资源则较少。另一方面, 档案网站上有关音像、视频方面的档案资源也较少。当然这也与综合档案馆档案资源有关, 档案网站的数据库建立在档案资源数字化的基础上, 而这需要有丰富完善的馆藏档案资源, 但在我国综合档案馆中, 首先是有关行政政务而形成的文书档案占馆藏的绝大部分, 其次是党群档案、基建档案、财会档案等专门档案, 而关于经济、文化、民生、地理方面的档案则太少, 同时, 有关音像、照片、影片等特殊载体的档案数量十分有限。由此可知, 综合档案馆馆藏资源的单一与不足, 是档案网站资源缺乏的主要原因。对比综合档案馆的馆藏资源, 档案网站中开放的多是普通文书档案和一些音像、照片档案, 其他领域及载体的档案则开放的较少, 可见还有许多档案资源有待数字化、网络化。

　　2. 档案资源缺乏深加工。

　　档案网站的资源缺乏深加工体现在以下三方面:第一, 多目录资源, 少档案全文。在档案网站进行网上查档, 显示出的检索结果多只是目录信息, 仅目录信息而没有档案全文难以使利用者需求得到满足, 因此需要对此进行深加工以满足利用需求。第二, 多资源信息, 少编研成果。在浏览档案网站的过程中, 可以发现大多档案网站都有一定的编研成果, 这些编研成果主要是对网站信息资源的挖掘利用, 但这些深加工产品大多更新缓慢且数量少, 可见深加工的程度与深度都不够。第三, 多简单开放, 少专题整理。档案网站中的档案资源大多只是简单地进行了年代分类, 没有再进行具体深加工地专题分类, 不利于全面查找出用户所需求的档案, 也不利于充分发挥档案资源的价值。

　　(二) 检索工具不够完善

　　当利用者进入一个档案网站大致浏览过首页后, 就会寻找检索工具进行检索, 因此, 在档案网站的建设中检索工具极为重要, 档案网站的检索工具还存在着界面难以进入、检索速度慢、检索内容没有覆盖全网站等问题, 还有一些档案网站的检索工具置于网站的角落, 使用户难以及时找到。而在用户检索过程中, 则存在着模糊检索功能不够完善的问题, 绝大多数档案网站的检索结果显示的都只是目录, 因此在检索中也只能检索档案标题, 从而使用户难以检索到所需信息。另一个问题则是在网上查档时, 检索工具设置的需要输入的检索关键词很多都是例如全宗号、文号、题名、责任者、时间等专业术语, 而网站用户大多是非专业人员, 他们很多并不理解这些专业术语, 这些专业性太强的检索工具为用户的检索增加了难度。专业性过强的检索工具, 并且没有有关解释、说明或指南, 都使用户难以使用检索工具, 且更加表明我国档案网站的检索工具需要进一步完善。

　　(三) 与公众互动交流少

　　通过档案网站调研可以看出, 大多数的档案网站都很少与公众进行交流互动, 有些省级网站上甚至没有咨询交流的功能。其他的档案网站中有很多网站是需要注册才能留言咨询, 还有很多则是通过电子邮件的方式进行交流, 这些都大大影响了公众获取需求的及时性。在不需注册就可以直接在线交流的档案网站中, 仍有很多网站并没有认真解答公众的问题, 很多都只是留言说明了什么时间内可到馆查询或只说明档案馆的工作时间等并没有什么实际意义, 而且回复留言时差多在1星期以上, 缺乏效率。

　　(四) 缺少馆际之间合作

　　大部分档案网站都设有其下属市、县及其他机构档案馆的网站链接, 其目的是方便用户查询, 实现资源共享, 但实际上这些网站链接有很多都无法打开, 没有实现其根本目的。并且档案馆之间相互设置网站链接的很少, 表明了馆际间缺少合作交流。

　　二、解决档案网站建设存在问题的对策

　　(一) 丰富网站资源内容

　　丰富档案网站资源内容是数字档案资源建设的基本也是其重点, 为丰富网站档案资源, 我们应做到以下两点:第一, 丰富档案数量与类型, 注重收集特色档案及民生档案。各馆收集有关当地历史、人物、地理、风俗、活动等的特色档案, 以及音像、照片、视频等特殊载体档案, 有利于馆藏特色资源的建设, 不仅能进一步完善数字档案资源, 还能吸引公众浏览利用, 形成馆藏特色。而民生档案则包括医疗、婚姻、养老、生育、出生、房地产等方面, 这些档案都关乎公众切身利益, 须注重且拓宽渠道收集, 以丰富档案资源从而进行数字化, 实现档案网站及综合档案馆数字档案资源建设。第二, 建设专题数据库。将数字档案资源进行分类整合, 建设专题数据库, 使利用者不再局限于单纯的目录检索, 能更快更好地满足需求且提高效率。

　　(二) 增强网站检索功能

　　如果检索工具不够完善, 检索能力差, 那不论拥有多么丰富全面的数字档案资源, 公众也会因为难以检索而无法利用。因此为增强网站检索功能, 首先需要选择合适的应用软件, 强化技术以确保系统的正常与稳定;其次, 将检索工具置于网站醒目的地方, 便于公众利用;再者, 我们可以学习借鉴国外的方法, 先将检索对象分为研究者和普通用户两类, 再根据检索对象的不同, 提供不同的检索方式以及不同程度的数字档案资源。同时设置详细的检索工具使用说明, 放于检索工具旁进行讲解介绍, 并解释如全宗号、题名、责任者等专业名词, 方便公众检索利用。

　　(三) 增加与公众间互动

　　使公众更方便地获得所需档案信息是建设档案网站的根本目的与任务, 而增加与公众间的互动能更好地实现其目的。要通过以下几方面来增加与公众间的互动交流:第一, 完善体制, 加快对于公众问题的回复速度, 并要做到回复内容有意义, 可以真正解决问题、给予帮助。第二, 对于需要提问咨询的公众不再设置权限要求其进行注册, 让公众可以直接留言咨询。第三, 不再局限于网站本身或电子邮件, 而要与时俱进, 使用QQ、微信、微博、短信等可及时在线进行交流的方式与公众进行沟通互动。第四, 可以根据用户的实际情况与需求提供服务, 如对异地的用户可提供邮寄或邮件等服务, 而对与档案相关的研究者则可提供较普通公众更详细的信息或给予更大程度的档案检索利用范围。第五, 提供订阅服务, 让用户及时了解掌握档案馆及档案网站最新动态及资源更新情况, 吸引用户更加关注档案网站。

　　(四) 加强馆际合作交流

　　加强馆际间合作也应是完善综合档案馆数字档案资源建设的一部分, 根据我国各省级档案网站之间交流的现状, 首先应完善与确保各档案网站上网站链接的真实性及可用性, 保障链接的有效性, 以方便公众查询利用, 并且若有没有建立链接的网站, 应建立相关档案网络集群, 这样公众可直接通过链接进入其他网站进行查询检索, 方便了公众也最大限度地对数字档案资源进行了利用, 减少了资源的浪费。其次, 各综合档案馆应在业务交流的基础上进行更多的合作, 例如交换档案资源进行展览、共同合作档案资源建设项目等。馆际间活动的加强利于档案资源的整合, 可将各档案网站建立联系构成网络化、集群化, 利于进一步实现综合档案馆数字档案资源建设。

　　参考文献
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