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医院如何做好文书档案管理工作

时间:2017-06-25

0 引言。

  医院文书档案管理是医院管理的重要部分。目前,随着医院的发展,特别是信息技术的发展,医院文书档案管理的水平也提高了[1].医院文书是记录者诊疗过程的重要依据,特别是随着医疗纠纷的增多,医院文书成为法律的重要依据,随着医疗举证倒置的实施,医院文书的完整性显得更为重要。另外,随着科研工作的逐步加强,医院文书作为诊治疾病的原始资料,对疾病的诊断回顾有着重要的意义[2].随着网络的发展,档案信息作为一种资源,为医院发展提供真实、有效的档案信息,医院文书在医疗救护、学术探讨、学术研究和医疗纠纷方面发挥着重要作用。为此,笔者结合国内外有关文献和医院工作实际对医院文书档案管理和利用进行阐述。

  1 加强档案工作的管理。

  对于医院,应该加强对医院文书的重视程度,为了确保医院文书保存的合理性和安全性,应该加强管理工作的相关投入,使医院文书管理的相关硬件设配和软件服务水平提高到一定的程度。对用于医院文书管理的硬件设配,要积极地进行更新和完善,以保证医院文书的安全。除了硬件设备水平的提升外,对于从事医院文书管理的从业人员,也应当加强相应的业务知识学习,并且要培养良好的政治和文化素养,提高其责任心,养成工作时谨慎细致的作风。只有硬件水平和软件服务都达到了相应的层次,才能够保证医院文书管理的安全,提高管理水平,为医疗工作提供各项服务[3].对于从事医院文书管理的工作人员,必须要加强相关知识学习和能力培养,使其综合素质能够不断地得到提高,培养他们爱岗敬业,以集体利益为重,不计个人得失的集体精神,以保证医院文书管理的工作顺利进行[4].

  并且能够利用医院文书管理的相应优势,从文件中发现医院存在的缺陷和不足,以及具有的优势,为医院的健康发展提供自己的建议,促进医院的健康和谐发展[5].

  加强档案管理工作的内涵质量,档案管理人员应掌握档案管理知识和相关法律法规,掌握现代档案管理应具备的相关知识。严格按照标准进行档案管理,加强综合档案室的软件、硬件建设,规范档案管理制度,完善基础设施[6].

  加强对全院各科文书档案规范管理,指导各科室认真按文书档案规范行文,各科室、各部门档案移交时应严格把关。按照有关标准对每年上交归档的档案认真逐一检查,凡档案不符合要求的科室,均要求兼职档案人员一起随档人库负责达标[7].

  2 重视档案信息资源的开发和利用。

  建立科学的档案管理体系,健全档案管理的规章制度,是档案管理的关键。为全面反映医院经营和管理工作内容、妥善完整地保存各类重要文件、资料,加强档案管理工作的规范化、标准化、程序化,规范文书档案管理工作[9].可着重加强以下几个方面工作:①文书档案立卷:档案管理员按照文书档案立卷管理的时限做好本年度归档管理,归档的文件材料应收集齐全完整。

  归档文件的整理应遵循文件材料形成的基本规律,保持文件材料之问的有机联系,区分不同价值,便于保管和利用。②档案借阅:档案室保存的档案主要供本院职工利用,外单位查阅需持介绍信,经主管领导同意后方可查阅。查阅一般应在档案室进行,如因工作需要外借者须办理好借阅手续,借期一般不超一周。查阅档案者必须遵守保密规定,应负责维护被查档案的完整与安全,严禁在档案上批注、涂改等,如有损坏或遗失根据情节轻重予以处罚[9].③档案的销毁:对确无保存价值、超过保管期限的档案,由档案管理员依据档案保管期限、编制销毁计划及清单,由院办负责人审核无误后报院长审批,审批同意销毁计划后,必须指派两名监销人员监督档案销毁过程,并进行签字确认,销毁档案清册妥善保管,并将所销毁档案在有关目录中注销。

  3 结论。

  医院的文书档案管理具有自己的特点,结合医院的实际加强对其管理,显然有利于医院服务水平的提高。目前,我国的医院在档案管理工作中还存在管理意识薄弱、认识小到位、管理体系小科学、从业人员素质参差小齐等问题,医院必须从提高认识、加强管理和培训、实现管理的现代化等方面入手,促使我国医院文书档案管理水平的小断提高。

  参考文献:
  [1] 叶晓韵 . 实现医院文书档案信息化管理和利用分析 [J]. 办公室业务 ,2015,(3):66-66,73.

 

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