如何提升高校报销业务能力

时间:2019-09-27

　一、高校财务报销中存在的问题
　　
　　（一）经费来源多样化，经费支出随意化
　　
　　根据高校改革的推进，高校自主办学主权扩大，学校规模不断加大，对外联合办学，校办后勤产业等发展趋势的衍进，高校经费来源由之前单一国家财政拨款演变为以国家财政拨款为主，多渠道资金筹措为辅形式。 多元化的经费管理和复杂化的业务核算，增加了财务报销人员业务处理的难度。 以科研经费为例，部分课题负责人和课题组成员认为科研经费是通过个人申请得来，产生了科研经费归属于个人，可以自由支配的错误认识。 实际上，科研经费根据横向和纵向不同， 其支出范围存在很大的差异性，比如劳务费，根据资金性质不同，横向经费可以支出课题组人员费用，但学校配套资金等不允许支出此类费用。 例如，课题调研差旅费或者会议培训差旅费，差旅费的报销中经常会出现报销人提供原始单据不全的情况，如只有往返车票而没有住宿费票据， 亦或没有调研单位提供的住宿证明；或是只有住宿费发票，往返车票丢失；又或是对方派车安排食宿，无往返车票和住宿费发票；还有部分报销人只提供单程票据或非课题组人员的车票……面对种种情况，必须注意所有票据真实性。
　　
　　此外，部分课题负责人的科研课题需要购买图书或者办公用品，其发票开具的是图书，然购物小票明细是其他物品；或者发票开具的是办公用品，却没有后附任何明细清单……当前，对科研经费使用的把控越来越严格，仍有部分报销人使用科研经费购置笔记本电脑、冰箱、照相机等物品，所购物品是否有助于课题研究，科研经费是否真正用到科研活动中，很难做出界定。 科研经费支出随意性太大，很多报销只是为了突击消费，财务人员对支出的不认可使报销双方极易产生矛盾，不但有损双方形象，而且让工作效率大打折扣。
　　
　　（二）财务信息化落后，报销和审核缺乏统一制度规范
　　
　　目前财务管理已经实现了网络现代化，但是在数据共享方面依然不尽如人意。 在如今的大数据时代背景下，大多数人不仅将信息共享作为基础需求，而且要对数据进行深度挖掘分析。 这就要求高校的财务信息化建设面临着诸多的问题与挑战。 第一，由于学校各个部门信息管理系统不交叉，不能做到数据共享，使得经费负责人无法及时了解到经费使用情况，因此校园信息一体化的建设迫在眉睫。 第二，学校财务体系不够完善，不能做到各部门所需信息完全公开透明，导致了许多工作无法得到大力支持。
　　
　　第三，财务平台信息化程度不强，虽然已经完成了会计电算化，财务管理系统功能不够健全，灵活性较差。 例如，需要查找某笔账款时不能直接查询，而是需要数据转出的步骤，降低了工作的效率。
　　
　　财务报销和审核缺乏统一制度规范，国家先后制定了一系列法律法规，对会计工作提出了规范化要求。 然而有的法律法规仅仅是是指导性政策，比较笼统，因此在工作中一些法律法规难以约束和规范到的现实情况和问题逐渐暴露。 比如说有些事项虽然有硬性规章制度作为支撑，但是相关部门领导在目核时也仅限于流水过目，未对原始凭证、票据的真实性、合理性、合规性进行考量。 尤其是需要签字的单据较为繁琐、数量较多时，并不能很好的做好做好审查工作。 没有统一的制度规范，使得财务人员对于自己的工作职责不明晰，无法合理发挥监督职能，对经费使用人员缺乏知道和约束作用。
　　
　　（三）审核人员职业技能低，合格报销人员配备不足
　　
　　在建设世界“双一流”大学的境况下，一切的新形势新变化使得高校财务管理的大环境也随之一新，与以前的众多工作、要求产生了分歧。 在面对这种新常态下，高校财务工作人员必须尽快学习各种财务知识，努力研习新的财务规章制度，部分工作人员会计专业基础薄弱，有的人员对新政策的掌握不够轻车熟路。 其实现在的高校财务工作已经涉及到了税收、金融、法律等多方面，需要复合型会计人才。 因此，财务人员必须要岗前培训，岗中谨慎，岗后反省，随时对新政策、新规定进行研读，从报销人的角度对政策进行剖析，深入探寻症结所在。 岗前培训要求学校财务主管人员把握号培训的目的和意义， 避免低效无用的培训。
　　
　　岗前培训要求审核人员注意基础知识的积累，了解最新财经法规，培训期间更应换位思考，预想报销人员在报销过程中存在的问题并及时规避。 岗中谨慎要求从业人员在核销过程中不能只求速度而忽视质量，审核人员必须行使第一步把关权利，为报销业务开展负责。 岗后反思要求工作人员对于工作要有及时总结。 在合适时间安排学习交流会，将工作中遇到的问题提出，大家共同研讨处理方案。
　　
　　报销人员在业务报销中处于首要位置，合格的报销员将会使报销事半功倍。 现实中，高校缺少合格的报销人员。
　　
　　第一原因是高校规模扩大，业务范围越来越广，人员不充足，没有配备专职报账员。 大部分部门的报账员都是身兼多职。 第二个原因是报账员非科班出身，缺少系统理论专业知识。导致对于报账规则不熟悉，前期准备不充足。 因此培养一批合格的报账员不仅可以减轻报账过程中审核人员的工作量，还可以提升工作效率。
　　
　　（四）报销凭证不合法，原始凭证不合规
　　
　　在日常报销业务中， 虽然广大高校师生文化素养较高，但财务知识却相对匮乏。 对相关财务知识、票据知识不了解，甚至财务报销流程也一知半解，使取得的报销凭证不正确、不合规，不能报销。 首先，从外在形式上讲，报销贴票的黏贴方式或顺序不合理、不规整，导致了原始凭证装订成册后厚薄不一，大小不一，影响美观；其次，从发票内容来看，发票抬头错误，本应把单位全称当作抬头，但因不统一错把单位简称作为发票抬头， 不能成为报销凭证；同时正规的发票需要盖发票专用章或单位财务章，然而部分报销人提供的发票没有加盖公章， 或者盖章单位与刷卡或汇款单位不一致，导致不能顺利报销。 比如，图书类发票需附有图书明细， 版面费需提供稿件录用通知或者期刊中发表的截图， 培训费会议费差旅费等需提供培训会议通知等等， 同时清单需加盖与发票相同的发票专用章或财务专用章。 由于票据合法合规问题导致报销双方易产生摩擦，报销人员工作量加大，同一票据可能反复审核多次，经办人员更是一次次折返补充原始资料，严重影响报销效率。
　　
　　1.报销凭证不合法之报销人提供“黄牛”发票
　　
　　近年来，国家对发票的控制越来越严，防伪标识越来越正规，于是许多“黄牛党”便应运而生。 “黄牛”发票即是从商家购买发票，它的存在不仅损害了学校的利益，而且不符合《经济法》规定。 由于“黄牛”发票和正规渠道获取的发票难以区分，导致了许多老师购买了部分“黄牛”发票充当正规渠道获取的发票，从而导致经费流失严重。
　　
　　2.报销凭证不合法之报销人为合理避税而分次报销
　　
　　随着高校的科研力量不断加强、 学术氛围不断浓厚，课题评审、专家讲座等大型活动也越来越多，于是劳务费发放的问题也愈加显现。 比如说为了合理避免个人所得税，同一次专家讲座费用分次发放；或者是购买耗材或办公用品时，为合理避免增值税，同一时间开具两张连号发票分次报销。 这些行为一方面讲损害了高校教师的形象，另一方面讲损害了国家利益。
　　
　　3.原始凭证不合规之签字不合规
　　
　　在高校财务规定中，不同的金额、不同的事由需要不同级别的老师签字。 譬如，教师的科研经费需由经费负责人和科研处处长签字，学院自有经费则由经费负责人签字等。 由于规定较为详细，部分教师对规定研读得不透彻，导致其提供的报销凭证签字不合规，甚至会出现不清楚该由谁签字的情况，更有甚者为图方便出现了代替签字、假冒签字等现象。
　　
　　财务报销是财务日常管理工作的窗口，又是会计核算的首要一步。 而报销凭证的真实性、合法性、准确性和完整性恰恰又是保证会计信息真实性的前提。 这就决定了从业务发生到报销整个过程，都是对会计人员工作的挑战。高校财务部门是一个人员密集、部门众多、活动频繁的组织，其他业务同样种类繁杂，资金流动量大，加之业务种类特点各不相同，使财务管理工作面临着巨大压力。 重压之下，为保证会计信息质量，为管理决策提供有用的信息，笔者根据所在高校实际工作中的经验和报销工作中所发现的问题成因进行分析，并探索出了解决相关难题的有效对策。
　　
　　二、提升高校报销业务能力的对策及建议
　　
　　（一）合理分配经费，防止突击花钱和乱花钱
　　
　　合理分配经费要求高校相关部门及人员做好财务预算工作。 高校资金的预算控制是学校开展工作的基础。 建立科学合理的预算控制机制，对于高校资金的使用、学校长远发展计划等都具有非常重要的意义。 科学合理的预算控制有利于提升学校资金使用效率， 达到资金最优化配置。 制定好财务预算，更应严格执行，避免因种种突发状况而放弃预算执行。 高校财务中，经常出现年度突击花钱的情况，更有一些科研经费存在乱花行为。 比如一些科研人员因为到年底结算期， 为保证科研经费能够顺利花出，经常做一些虚假科研活动。 曾经有科研人员报销科研经费时出示春节期间车票。 春节期间举家欢庆，全国放假，然而老师却提供此时的车票报销差旅费， 明显是不合规定要求的。 这明显说明该科研人员对于科研经费的使用把控不足，存在突击花钱和乱花钱行为，因此应对与这些不合规行为进行监控记录，避免在此出现，起到以儆效尤的作用。
　　
　　这也要求经费负责人对于经费的使用应该制定合理的计划，对于经费报销审批进行严格控制。
　　
　　审核人员及财务负责人应该主动承担起监督责任，明确经费监督意识，树立严格工作作风。 在报销过程中应严格审核报销凭证的合理性， 从源头上控制经费的使用，才会避免经费支出不合理等问题再次出现。
　　
　　（二）提升财务系统现代化水平，建立健全统一财务报销制度
　　
　　现代化的财务系统会大大提升办事效率，规避报销过程中隐藏风险。 高校可根据自己实际情况进行系统升级。
　　
　　目前很多高校财务系统落后，有些单位还处于手工记账的原始阶段，这无疑对高校工作开展带来滞后性。 高校可开展网上预约申报业务，避开报销高峰期，避免因排队浪费时间。 网上申报业务也可以使工作开展更加公开透明，在全校师生的共同监管下，使资金高效利用。
　　
　　统一报销制度是报销必不可少的要求规范。 现在很多学校因业务范围杂乱，报销制定不明确，照成资金滥用严重。 因此建立健全统一财务报销制度是高校负责人员必须重视的工作重点。 高校财务负责人可牵头将本校现有的经费报销制度会变整理成册， 摒弃陈旧不合理的报销制度，根据业务发展，制定新的经费报销准则。 汇编成册的财务报销制度下发前台审核人员及个部门报销人员，并组织讲解学习。 对于前台报销人员可根据经费使用类别进行分工。 比如科研经费，基本建设经费和大型修建购置经费，日常开支经费等。 将前台报销人员安经费总类加以简单分工，专人专项的经费报销方式可减轻前台制单人员的工作压力。
　　
　　（三）做好财务报销制度的普及工作，注重继续教育结果
　　
　　高校财务负责人员应定期举办报账专业知识讲座等活动， 让需要报账人员主动了解报账具体流程和规范要求。 活动内容可包含最新账务处理程序以及新出台财政法规等解读，让报账人员了解最新政策法规，并对自己报账内容合规合理性进行初步审核。 学校也可以邀请税务机关负责人讲解发票专业知识，比如如何合理开具发票项目已经最新关于发票政策的解读。 营改增后，从2016年5月1日起，原地税营业税发票将停止使用。 营改增也是2016年人民热议的话题之一，但是很少有人意识到营改增对于自身的影响。 一些高校报销人员还拿7月份以后的地税营业税来财务进行报销，这明显是对于财务税务知识不知晓照成的。 在高校现实报销工作中，还存在一个报销难题就是科研人员对于自己科研经费使用把控不足。 一些高学历科研人员因对于科研经费报销规则不熟悉，经常抱怨财务报销工作效率低下，双方信息不对称对工作顺利开展埋下很多隐患。 因此做好财务报销制度普及工作，开展专题讲座是顺利开展报销工作的前提。
　　
　　继续教育作为在职人员继续进修学习的方式，工作有效开展的重要保障。 首先各级领导及会计人员应该端正对继续教育重要性的认识。 高校各领导应该将继续教育成果作为作为工作人员薪酬核定、 职务晋升的一种考核依据。
　　
　　财务领导人员在保证财务工作运营的情况下，应适时带领工作人员内部学习交流，举办工作交流座谈会。 学校如有机会，更应组织财会人员到外地考察实习。 通过各种学习培训，转变财务人员核算型会计的陈旧思想观念，将财务人员培养成为管理型会计人才。 态度决定一切，只有先转变人员对于继续教育态度，才能从根本上实践继续教育的目的。
　　
　　（四）建立健全会计监督机制
　　
　　“互联网+”的大环境下，信息化水平直线提升，对高校会计规范化的要求亦进一步提高。 结算部门既是原始凭证的第一个把关口，又对原始凭证的合法性、合理性、合规性提出了新的要求，因此，会计科目核算的准确程度也必须相应提高。 结算人员应树立正确监督责任和监督意识。
　　
　　1.加强发票源头的管理
　　
　　发票是指经济活动中， 由出售方向购买方签发的文本，内容包括向购买者提供产品或服务的名称、质量、协议价格。 除了预付款以外，发票必须具备的要素是根据议定条件由购买方向出售方付款，必须包含日期和数量，是会计账务的重要凭证。 发票也通常称为付款单，因此在财务结算过程中承担非常重要的角色。 从源头控制好发票，可减轻不合规行为的出现。 国家对于发票的开立单位应进行审查，对于发票开立名目进行约束限制，对于发票的使用应及时进行核查。 开票单位应使用全国统一发票样式，尽量使用机打发票，逐步取消手写发票。 开票单位对于所开票据应该进行严格把控，对于不合规发票应及时收回并作废。 严禁开立“黄牛”发票等。 国家税务机关对于随意乱开发票的单位和个人应给予警告和处分，对于触犯法律的应予以严惩。
　　
　　2.建立报账人员诚信档案
　　
　　高校应根据本单位实际情况，建立符合本单位情况的报账人员诚信档案。 银行信用制度的建立和使用，就是很好的参考方案。 财务负责人员可建立诚信分数制度。 对于报销中不合规的问题根据可避免情况依次扣减分数。 当报账人员重复多次相同错误时，予以警告。 对于分数扣减严重的报账人员，可适当予以处罚。 通过此种方式引起报账人员对于报账问题的重视，确保报账人员提供的原始凭证真实可靠。
　　
　　参考文献：
　　
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　　[2]丁家源。高校报销过程中存在的问题及对策研究[J].会计师，Accountant.2014（18）。
　　
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