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差旅费单据填报问题与工具研发
时间:2019-09-27
企业进行差旅费用管控的目的：①帮助公司削减费用，减少公司不必要支出；②提升职工报销的满意度。优秀的差旅费用管控方案必须兼具提高财务部审核工作效率、提高公司资金使用率并兼顾提升员工满意度等多重优势。本文通过完善差旅费用控制方法和流程，引入定制工具让差旅费报销更高效，员工更满意。
1 目前差旅费报销存在的问题
差旅费报销单看似简单，实则内容丰富、项目繁多。包含：交通费、住宿费、误餐补助费、公杂费；带车外出还包括路桥费、外地加油费和司机补助等。其中交通费按照乘车标准、乘车时段规定了不同的乘坐等级；住宿费要考虑目的地的经济发展水平和淡旺季不同的房价标准；出差补助要按照培训、会议、办事等分类进行补助。上述这些繁杂的标准、规定，让非财务专业的普通职工在填制报销单常常感觉顾此失彼、无所适从。在面临较为特殊的差旅费报销时即使是多年从事财务报销工作岗位的会计人员也会需要查阅财务制度方能填制完毕。一张差旅费报销单来来回回修改，一方面让职工觉得财务部门办事难、效率低、服务不好；另一方面财务岗位也是心力交瘁疲于应付。
2 差旅费单据填报问题解决思路
差旅报销管理的加强对于一个企业来说，执行起来不困难，但是如何把一个好的，有效的管理政策，长久的在企业发展过程中一直得到贯彻，那才能真正发挥制度的有效性。如何来监督和稽核公司执行管理制度的过程？这个过程就需要利用信息技术，对差旅活动进行全过程监控，从而达到控制差旅成本，为企业节约费用、减轻企业行政人员和财务人员的负担，为企业管理层提供差旅管理报告以利于差旅费用的控制和提升整个企业的管理水平。
通过对财务报销制度的梳理，可以看出差旅费报销据的填制完全是依照规定的标准进行特定选择的重复性工作，这项工作需要经办人员按照制度规定从多个角度、多个层次对差旅费的各项内容进行分类计算，不需要太多的逻辑思维。
这种计算方式对人工是个考验，但如通过计算机软件来计算将更为准确、快捷。
问题解决思路分析：
2.1 报销单据分类
参考职工报销习惯，将差旅费报销划分为三种类别：
①多人一地出差：多见于会议、培训，多人统一到一地参加会议或培训，每人发生的交通费、住宿费、补助均相同，往往派一个代表填写一张差旅费报销单统一报销，不需要分单填写；②一人多地连续出差，多见于领导、审计等岗位，从公司所在地连续辗转几个地点进行商务会谈或审计工作，最终回到公司所在地；③多人多地单一往返，多见于司机，频繁单一目的地往返，按月填写报销单一次报销。三种差旅费报销单的填写方法分别需要处理交通费、住宿费、差旅补助的计算。
2.2 报销标准梳理
乘车标准要考虑的因素有出差人职务、乘车时段、节假日等因素；住宿费标准考虑的因素有直辖市、经济特区、省会城市旅游城市、其他城市；伙食补助及公杂费的计算标准需考虑培训、会议、异地工作等不同的出差类型，且青海新疆西藏采用专门的标准结算伙食补助和公杂费。
3 差旅费单据填报优化方案及工具开发
开发工具填写差旅费报销单，提高填写准确率。将差旅费管理办法中的各类报销项目、层次标准梳理后内置在填单工具里。
差旅填单工具功能介绍：
（1）将公司人员职务内置于差旅填单工具内，报销人员只要选择出差人，即自动跳出其乘车标准等信息。
（2）将全国各城市的住宿标准内置于工具内，报销人只要选择出差目的地，即自动显示住宿标准、开票信息等。
（3）将五种类型的出差补助内置工具内，报销人选择出差种类，即自动显示补助标准。
（4）自动计算出差期间补助。报销人将出差时间段输入后，工具会根据时间段记算出差日期，计算补助和住宿费。
（5）在完成报销单填写时，工具自动检测实际发生数是否超出标准，超出标准则提示，并要求修改，确认无误后生成报销单据，直接打印送交财务。
4 差旅填单工具应用及后期完善
在工具推广应用的过程中，进行业务培训，并听取办公室等出差较多部门的职工意见，积极改进，定期维护，同时将报销工具挂在企业内网，并完善操作手册供职工下载交流学习。
通过报销工具的实施，提高了差旅费报销的效率，保障了职工的合法权益，同时也维护了企业的财务报销制度得以贯彻实施。
参考文献
[1]王 璐。高校财务报销的弊端及优化思路。新财经：理论版，2013（2）。
[2]张 华，严 夏。西南科技大学高教研究。2015（2）。
[3]苏红丹，熊国飞。重整财务流程，提高服务绩效---试论高校财务报账系统的优化。经济与社会发展研究，2015（1）。
[4]曲 蕊。优化高校财务报销模式---以C大学为例。青年科学：教师版，2014（2）。
[5]黄青山，帅 毅。基于信息化的高校财务报账流程优化研究。会计之友，2013（3）。
[6]彭 霞。信息化环境下高校财务报销流程优化建议。中国乡镇企业会计，2016（2）
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